Kommunikation är att LYSSNA!!!!

Oavsett ett företags eller ett projekts organisatoriska uppbyggnad så förekommer – eller bör förekomma! – någon form av kommunikation mellan olika aktörer och ansvarsområden. Kommunikationen bör kanske ses som den känsligaste faktorn för resultat, kundvärde och framgång generellt.

Kommunikationen och hur den fungerar i en organisation är också – enligt klassiska organsiationsteorier – ett av de främsta “kännetecknen” på ett specifikt organisatoriskt synsätt.

Byråkrati används ofta i negativ bemärkelse – nästan som ett skällsord. Personligen hade jag fått krupp av att arbeta i ett byråkratiskt företag (jag har haft krupp…) – men detta gäller inte alla. Alla får inte krupp. Tack och lov! Det finns personer som trivs och känner sig trygga i ett välordnat byråkratiskt system, med tydliga regler. (Inte minst gäller völ det otrygga chefer – här har de ju alltid reglerna att skylla sina beslut på…)
Alla är olika och flocken kan inte enbart bestå av alfa -hannar (eller alfa -honor) om den skall kunna samarbeta – för att överleva !! I vargflocken finns inga sysselsättningsbidrag!

Kommunikationen i en fungerande byråkrati är tydlig och genomarbetad. Gärna skriftlig. En byråkratisk organisation kan uppnå mycket goda resultat och kundvärden. En fungerande byråkrati kan sannolikt uppnå betydligt bättre resultat än en icke-byråkrati, där kommunikationen inte fungerar optimalt. Allt är hårt styrt och ofta väl beprövat. Instruktionerna är tydliga osv.

Kommunikationen i en byråkrati sker i allmänhet uppifrån och ner – normerna är tydliga och inlärda. Cheferna utses ofta internt, efter lång och trogen tjänst, dvs bibehållet stabilt läge -inget nytänkande som kan rubba status quo! Ett kärnkraftverk klarar kanske inte SÄKERHETSKRAVEN om verksamheten inte styrs på ett byråkratiskt sätt, dvs med tydliga skriftliga (!) regler (förhoppningsvis anställer man här också också personer som passar i ett sådant system, typ som konstruktörer…).

Om kommunikationen inte är så hårt reglerad och styrd uppifrån krävs istället att de “där uppe” lyssnar på dem “där nere” som ju då får större ansvar(?) för utförandet och resulatet om instruktionerna sakans eller är sämre genomarbetade(!). Det krävs då att ansvar tas och att utrymme ges för att var och en skall kunna ta sitt ansvar!

I lärande organisationer måste kommunikationen kunna gå åt alla håll: uppåt och neråt – kors och tvärs. Det är så dessa organisationer utvecklas och lär sig – av anställdas erfarenheter som förs vidare, av de frågor som ställs samt av de svar som ges etc. Utveckling och feedback! Även sådana system ställer krav på sina individer - de måste kunna lyssna och förstår!!! EMPATISK FÖRMÅGA ?

Byggbranschen bör nog i mångt och mycket betraktas som en lärande bransch – åtminstone på tjänstemannasidan. Bland tjänstemännen och tjänstekvinnorna flödar kommunikation relativt fritt och det finns många talare samt även ett par lyssnare, dvs sådana som lyssnar på varandra dvs på just tjänstemän!

Men är också byggbranschens kärnverksamhet placerad i ett lärande system eller bör byggprojekten snarare liknas vid en byråkrati? Lyssnande-mässigt stämmer det säkert på en byråkrati, men… Borde då inte bygghandlingarna varit färdiga innan bygget startar? Tidplanen väl genomgåengen och samordnad med UE, inköp m fl? En byråkrati kan bara fungera om alla förutsättningar är uppfyllda! Kom då också ihåg att hur väl styrningen uppifrån än sker så måste “rätt” personer vara anställda för att ta emot informationen, dvs personer som tycker om att bli styrda och därför lyssnar på kommunikationen.

Med utgångspunkt ifrån ovanstående teorier skulle kanske var och en som arbetar eller arbetat i ett byggprojekt kunna göra sina egen analys av kommunikationen och hur systemen i branschen fungerar respketive inte fungerar!

En annan sak som är viktig att belysa är hur kommunikationen fungerar, dvs hur effektiv kommunikationen är. Det räcker inte att den förekommer… och att någon lyssnar. Det skall hända något också!
Här anammar vissa organisationsteoretiker ett kultur-synsätt, vilket innebär att man kan betrakta hela organisationen som en gemensam kultur där värderingar för och målsättning med projektet skall vara entydigt och gemensamt för alla – om reslutatet skall bli det önskade! I en större kultur ingår ofta subkulturer med egna gemensamma värderingar.

För att lyckas väl med ett projekt gäller det att även subkulturerna känner sig delaktiga i de gemensamma målet för projektet. DET ÄR HÄR LEDARSKAPET SÄTTS PÅ PROV – i kultursynsättet – GENOM ATT DELS FÖRSTÅ DE OLIKA SUBKULTURERNAS UTGÅNGSLÄGE OCH INTERNA VÄRDERINGAR SAMT ATT FÖRSÖKA ENA DESSA KRING ETT GEMENSAMT MÅL FÖR PROJEKTET. (Om man stöter på patrull – det finns ju extremt starka subkulturer med starka informella ledare! – Listig och stark som formell ledare för gruppen eller projektet kan man då t ex försöka “muta in sig” och stryka den informella ledaren för en subkultur – medhårs – inte mothårs!)

KOM IHÅG! En bra ledare är både listig och stark. Ingen “riktig” ledare motiverar sina medarbetare – utan antingen tar han/hon tillvara på individernas inneboende motivation och drivkraft eller så kuvar han/hon flocken till åtlydnad!!! 

En bra ledare lyssnar och förstå – hur mesigt och presitigelöst… detta än låter.

Det finns engagerade människor kring dessa frågor även i byggbranschen (även så´na som väljer att inte kommenterar här…), t ex:

• Folk på högskolor såsom CTH som forskat om organisation och kommunikation inom byggbranschen. Några rapporter finns under fliken FoU.
• Folk i verkligheten t ex inom organisationen Byggcheferna har också en del material och filmer om ledarskap på sin hemsida.